Vous souhaitez changer de syndic, mais vous ne savez pas par où commencer. Nous allons vous aider dans cette démarche afin que cette dernière soit facilitée.

Date de l’assemblée générale

Dans un premier temps, vous devrez vous rapprocher de votre syndic ou du conseil syndical afin de connaitre la date de votre prochaine assemblée générale.
Cette information est très importante car vous devrez notifiés au syndic par courrier recommandé avec accusé de réception, avant l’envoi des convocations d’assemblée générale, votre intention de mettre à l’ordre du jour une résolution concernant le changement de syndic.

Regrouper les informations concernant votre copropriété :

  • Les syndics que vous solliciterez auront besoin des informations suivantes :
  • le nombre de lots principaux (c’est-à-dire le nombre d’appartements, locaux professionnels ou locaux commerciaux sans les caves et les parkings)
  • La date de clôture comptable
  • Le montant du budget annuel (figurant dans le procès-verbal)
  • Le montant des impayés à la dernière clôture comptable (visible dans les annexes comptables de la convocation)
  • Le nombre de sinistre par année en moyenne. Ce chiffre n’apparaît pas dans les documents en votre possession mais en vous concertant avec d’autres copropriétaires vous devriez pouvoir le déterminer.
  • Le nombre de procédures en cours (hors impayés de charges).
  • Les équipements communs de votre immeuble : ascenseur, chaufferie collective, porte de parking… Si vous avez un doute, le syndic sollicité pourra les déterminer après avoir analysé l’état des dépenses joint à la dernière convocation.
  • La présence d’un gardien/employé d’immeuble ou d’une société de ménage.
  • Les horaires habituels de votre assemblée générale.

Définir les attentes de votre copropriété :

Vous devrez définir ensuite définir avec le Conseil Syndical les besoins et les attentes de votre copropriété :
Souhaitez-vous un syndic indépendant ou issu d’un grand groupe ?
Qu’attendez-vous de votre futur syndic ?
Combien de visites de votre immeuble et de réunions avec le Conseil Syndical souhaitez-vous ?

Solliciter différents syndics :

  • – Il est important de solliciter au minimum 2 syndics. Bien entendu le bouche-à-oreille est une bonne source de renseignement, n’hésitez pas à solliciter vos amis, voisins et collègues.
    Vous pourrez également en apprendre beaucoup sur les syndics de votre secteur grâce à leur site internet ou même à leur page Facebook.
  • – Les syndics sollicités vous demanderont un rendez-vous sur votre immeuble car il est important pour eux de connaître la copropriété pour laquelle ils vont faire une proposition de contrat.
    Il vous demanderont certainement de leur faire parvenir par email les documents que vous aurez préalablement réunis afin de préparer ce rendez-vous.
  • – Profitez des rendez-vous pour poser toutes vos questions, il est important que le futur gestionnaire soit présent au rendez-vous car il sera votre interlocuteur privilégié.

Choisir son futur syndic :

Le contact que vous aurez eu avec les syndics sollicités est très important et sera déjà un bon indicateur, mais il faut également comparer les contrats. Aujourd’hui, la comparaison est facilitée par le contrat type obligatoire. Si le contrat qui vous est remis ne respecte pas ce modèle de contrat imposé par la loi, cela n’est pas de bonne augure et mieux vaut se tourner vers un autre syndic.
Nous vous conseillons de comparer plus précisément les points suivants :

  • – Heures ouvrables et heures d’accueil téléphonique (point 7)
  • – Précisions concernant la tenue de l’assemblée générale annuelle (point 7.1.2)
  • – Prestations optionnelles qui peuvent être incluses dans le forfait sur décision des parties (point 7.1.3)
  • – Honoraires de base (point 7.1.5)
  • – Modalités de rémunération des prestations particulières (point 7.2.1)
  • – Prestations de gestion administrative et matérielle relatives aux sinistres (point 7.2.4)
  • – Frais et honoraires imputables aux seuls copropriétaires (point 9)
    Un syndic peut sembler moins cher sur les honoraires de base mais facturer fortement ses heures pour les prestations particulières. Si vous êtes adhérents à l’ARC (Association des Responsables de Copropriétés), vous disposez d’outils permettant de préparer la prospection et de comparer les tarifs proposés avec ceux recommandés par l’association.
    Il faut également s’assurer que votre syndic détient bien une carte professionnelle en cours de validité. Les cartes délivrées depuis le 1er juillet 2015 sont recensées sur le site de la chambre de commerce. Pour les cartes délivrées avant cette date, vous pouvez contacter la préfecture. Sans carte professionnelle valable, le syndic perd le droit d’exercer et ses actions ne sont plus couvertes par la caisse de garantie. Ce point est donc très important.
    Prévenir les autres copropriétaires et le syndic en place
    Changer de syndic est une décision qui se prend uniquement en assemblée générale, il est préférable de prévenir les autres copropriétaires et leur expliquer ce qui motive le changement de syndic. Il faut présenter les problèmes rencontrés avec le syndic actuel et les raisons pour lesquelles le futur syndic a été retenu.
    Il est nécessaire que le Conseil Syndical organise une réunion informelle avec les autres copropriétaires, ou diffuse une lettre à leur attention.
    Il faut également envoyer un courrier recommandé au syndic accompagné du contrat retenu au minimum un mois avant la date de l’assemblée générale afin que ce point soit mis à l’ordre du jour.

Déroulement de l’assemblée générale

Le syndic en place commence l’assemblée générale. Voici les points à l’ordre du jour sur lesquels vous devrez être attentifs

  • – Désignation du secrétaire de séance
    Pour éviter toute complication, nous vous conseillons d’élire un des copropriétaires en tant que secrétaire de séance et non pas le syndic.
  • – Approbation des comptes
    Ce point doit être vu avant l’Assemblée Générale avec votre futur syndic. Vous pourrez analyser ensemble les annexes comptables et décider de ce qui est le mieux pour la copropriété.
    Sachez que si vous n’approuvez pas les comptes, votre nouveau syndic vous facturera la reprise de la comptabilité pour l’année non-approuvée.
  • – Quitus au syndic
    Nous vous conseillons de ne pas donner quitus.
  • – Désignation du syndic
    Par correction, le syndic en place sort de la salle et laisse entrer son concurrent pour qu’il puisse se présenter à l’assemblée et dialoguer avec les copropriétaires. Il arrive que le syndic en place, un peu contrarié, refuse de laisser entrer le concurrent pour qu’il puisse se présenter. Sachez qu’il n’en a pas le droit et qu’il doit se plier à la volonté de l’assemblée générale.
    Une fois la présentation terminée, le syndic en place revient dans la salle et l’assemblée procède au vote concernant le contrat du syndic en place. S’il n’est pas renouvelé l’assemblée procède au vote sur le nouveau contrat de syndic.
    Pour changer de syndic, il faut que la moitié +1 des tantièmes « charges communes générales » de tous les copropriétaires soit d’accord. Si dans votre règlement de copropriété, la clé « charges communes générales » est sur un total de 1000 alors il faut 501 tantièmes pour changer de syndic.
    Une fois élu, le nouveau syndic continue l’assemblée générale. Le syndic remercié quitte la salle car la désignation d’un nouveau syndic a automatiquement mis fin à ses fonctions.

Et après ?

L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que « l’ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l’ensemble des documents et archives du syndicat ».
Puis « dans le délai de deux mois suivant l’expiration du délai mentionné ci-dessus, l’ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le solde des fonds disponibles […], et de lui fournir l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat. »
Avec le compte bancaire séparé, l’avantage est que le nouveau syndic en tant que nouveau représentant légal de la copropriété doit simplement se manifester auprès de la banque pour récupérer la gestion du compte bancaire.

Et chez ASL immobilier

Nous proposons un accompagnement pour organiser au mieux le changement de syndic aux Conseil Syndicaux souhaitant travailler avec nous : participation à une réunion informelle avec les copropriétaires, aide à la préparation de l’ordre du jour de l’assemblée générale…
Après notre désignation en tant que syndic, nous mettons en copie les membres du Conseil Syndical de tous nos échanges avec l’ancien syndic. Nous mettons également à leur disposition une copie des éléments reçus et faisons un point régulier avec eux.

Et si vous changiez de syndic pour ASL immobilier ?