Lorsque la loi ALUR a introduit le droit d’envoyer les notifications et les mises en demeure par voie électronique, nous nous sommes dit : « Enfin ! Il était temps que le métier de syndic passe au numérique ».

Cette disposition est particulièrement était principalement attendue par les copropriétaires et les syndics pour l’envoi des convocations.

Puis le décret d’application a été publié et nous avons constaté que le législateur a décidé de rendre compliqué quelque chose qui aurait pu être simple.

Pourquoi fallait-il autoriser l’envoi des convocations par voie électronique ?

La loi du 10 juillet 1965 autorisait l’envoi des convocations par recommandé postal mais également par fax.
L’envoi par fax était trop risqué, les syndics sont donc restés à l’envoi postal générant une perte de temps et un gâchis de papier pour les syndics mais également des coûts postaux élevés pour les copropriétaires.

Comment faire pour recevoir sa convocation par voie électronique ?

Il faut adresser un recommandé (par voie postale ou électronique) pour indiquer au syndic que vous souhaitez recevoir les notifications par voie électronique.
OU
Le syndic peut recenser en assemblée les copropriétaires qui souhaitent recevoir les notifications par voie électronique. L’accord du copropriétaire doit être indiqué sur le procès-verbal.

Les copropriétaires vont donc recevoir un simple mail avec accusé de réception de la part du syndic ?

Non, car la loi prévoit qu’il faut passer par un tiers pour l’acheminement du courrier recommandé électronique.
Le syndic va donc confier la convocation à une entreprise ayant une accréditation spécifique et c’est cette entreprise qui va envoyer un email à chaque copropriétaire avec des indications à suivre pour récupérer le courrier recommandé électronique. Le copropriétaire peut accepter, refuser ou ne pas prendre son courrier recommandé électronique dans un délai de 15 jours tout comme il est libre de le faire avec un courrier recommandé classique.
Le tiers facturera son intervention.

Les complications introduites par le législateur

Les copropriétaires avertis et les syndics le savent bien, la loi en matière de copropriété est trop souvent complexe. Ce nouveau décret ne déroge pas à cette règle.

Le refus du recommandé électronique et le délai légal des 21 jours

Lors d’un envoi postal, le syndic est obligé de respecter un délai de 21 jours pleins entre le premier passage du facteur chez le copropriétaire (appelé première présentation) et la tenue de l’assemblée générale. En cas de non respect de ce délai, l’assemblée peut-être annulée par le copropriétaire concerné.
Il s’agit là d’un risque qu’aucun syndic ne veut encourir et nous sommes tous très vigilants sur le respect de ce délai.
Pour l’envoi électronique, le délai de 21 jours comment à partir du lendemain de l’envoi du courrier électronique par le tiers MAIS si le copropriétaire refuse le courrier électronique alors le syndic a l’obligation de lui envoyer la convocation par recommandé postal et le délai des 21 jours « […] court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier avec demande d’avis de réception au domicile du destinataire ».
Si on fait rapidement le calcul : 15 jours de délai pour retirer son pli électronique + 3 jours pour l’envoi postal + 21 jours de délai légal = 39 jours !
Le syndic doit doit prévoir 39 jours pleins entre l’envoi de sa convocation électronique et la tenue de l’assemblée générale. Et ce délai ne tient pas compte du temps de traitement demandé par le tiers. Dans les périodes chargées, il est fort probable que le syndic doive prévoir 45 jours entre la convocation et la tenue de l’assemblée générale.
De plus, cela fait double coût puisqu’il y aura les frais d’envoi électronique et les frais postaux. Rappelons que les frais d’affranchissement sont facturés au syndicat des copropriétaires et non pas au copropriétaire concerné.

L’adresse email du destinataire

Nous nous doutions qu’en cas de pluralité de propriétaire (un couple, une indivision, un démembrement de la propriété), une question se poserait sur les destinataires.
Lors du salon de la copropriété, nous avons soumis cette question à Me Agnès Lebatteux, avocate spécialisée en droit de la copropriété, qui nous a indiqué qu’il faut adresser une convocation électronique par propriétaire concerné.
Ce qui signifie qu’en cas de couple, il faut adresser un courrier électronique à Monsieur et un autre à Madame. Alors que par voie postale, un seul courrier recommandé est adressé à « Monsieur et Madame ».
Et en cas d’indivision familiale entre 4 personnes par exemple, il faudrait donc adresser 4 courriers recommandés électroniques ! Alors qu’avec le courrier recommandé postale, un seul courrier est adressé au représentant de l’indivision.

Les problèmes liés à l’anonymat de l’envoi recommandé

Lorsqu’on reçoit un avis de passage du facteur pour un recommandé, le nom de l’expéditeur ainsi que l’objet de l’envoi ne sont pas indiqué.
Ces mêmes règles s’appliquent à l’envoi dématérialisé. Ce qui signifie que le mail du tiers de confiance fini dans les courriers indésirables…

Les complications introduites par le silence du législateur

La non-réclamation du recommandé électronique et le délai légal des 21 jours

Le décret est très précise sur les conséquences du refus du recommandé électronique comme nous l’avons vu.
Mais que se passe-t-il si le copropriétaire ne réclame pas son pli ? Il a reçu le mail lui indiquant qu’un recommandé électronique l’attend mais il ne fait rien. Le décret n’en parle pas. Certains syndics partent du principe qu’au vu de ce silence, il n’y a rien d’autre à faire. D’autres préfèrent considérer cette non-réclamation comme un refus et donc envoyer le pli par voie postale.
Il faudra attendre soit une intervention du législateur soit que les juges se prononcent concernant ce point.

Erreur dans l’adresse email communiquée par le copropriétaire

Il arrive régulièrement que des copropriétaires se trompent en écrivant leur adresse email ou qu’ils changent d’adresse email sans prévenir le syndic. Est-ce de la responsabilité du syndic d’agir en envoyant la convocation par voie postale ?

Une bonne idée mais une loi mal faite

Ce décret, appliqué à la lettre, va à l’encontre des intérêts de la copropriété car il risque de générer des frais importants pour les copropriétés alors que ce devrait être une source d’économie d’argent mais aussi de papier.

Le délai de 45 jours entre l’envoi des convocations électroniques et la tenue de l’assemblée générale va être difficile a appliquer sur des petites et moyennes copropriétés qui sont habituées à répondre au syndic sur l’ordre du jour un mois avant la date de l’assemblée.

Ce système risque de favoriser les copropriétaires de mauvaise foi et va sans aucun doute engendrer une forte jurisprudence.