INFO COPROPRIÉTÉ

Comment gérer votre résidence sans aggraver lourdement vos charges de copropriétés ?

Toutes les copropriétés sont soumises au régime de loi du 10 juillet 1965, permettant de répartir équitablement la propriété de l’immeuble collectif entre plusieurs personnes appelées copropriétaires.
Le copropriétaire dispose de droits et de devoirs que nous avons listé dans notre onglet « la vie en copropriété »
Les copropriétés les plus anciennes nécessitent une attention toute particulière.

1. Vérification de la cohérence entre les contrats en place et les besoins de la copropriété.

Il est nécessaire de procéder à une renégociation des contrats de maintenance qui sont souvent réévalués par le prestataire d’année en année. 
Cette démarche permet avant tout de vérifier que le contrat mis en place correspond aux besoins de la copropriété et de vérifier que les tarifs pratiqués sont conformes au prix du marché.
La mise en concurrence des contrats ne peut être efficace qu’après avoir défini un cahier des charges avec les membres du conseil syndical.

2. Plan pluriannuel des travaux

Un plan pluriannuel des travaux permettra à la copropriété de pouvoir lisser les dépenses dans le temps et surtout d’assurer la pérennité de la copropriété.
Les copropriétés dites anciennes sont pour beaucoup dans un état de dégradation très avancé car les copropriétaires repoussent les travaux à entreprendre.
Cette démarche oblige aujourd’hui de nombreuses copropriétés à toujours réaliser des travaux dans l’urgence et à voir leurs charges augmenter.
Pour limiter cela et assurer la sauvegarde du patrimoine, la loi alur vient imposer à toutes les copropriétés la mise en place d’un fonds travaux à hauteur de 5% minimum du budget de fonctionnement et indique que ce dernier ne sera plus restituable en cas de vente.
Cependant, la loi précise que le syndicat est dispensé de l’obligation de constituer un fond travaux :

• a- Si le diagnostic technique global ne prévoit pas de travaux de conservation de l’immeuble dans les 10 années à venir.
• b- Si l’immeuble comporte moins de 10 lots, le syndicat peut décider de ne pas constituer de fond travaux par une décision unanime de l’assemblée générale.
• c- Si l’immeuble à moins de 5 ans.

3. Assurance multirisques immeuble et sinistres 

Les primes d’assurance sur les copropriétés dites anciennes sont souvent importantes. 
Cette augmentation de prime trouve souvent son origine dans un défaut d’entretien des équipements situés en parties privatives (joints de robinetterie fuyard, débordement de machine à laver etc….).
Il est nécessaire de rappeler à tous les copropriétaires l’obligation de souscrire un contrat d’assurance habitation. 
Cette obligation touche également les copropriétaires bailleurs car en l’absence de locataire, c’est l’assurance PNO (propriétaire non occupant) de prendre le relais. Cette souscription est d’autant plus nécessaire avec la mise en place depuis le 1er juin 2018 de la convention IRSI. 
Afin d’éviter ces augmentations de primes, il est nécessaire de rappeler aux copropriétaires la nécessité de conserver leur équipement privatif en parfait état d’entretien.

4. Mise à jour du règlement de copropriété et état descriptif de division Le règlement de copropriété ou état descriptif de division n’est pas forcément conforme aux différentes modifications apportées à la résidence.

Il n’est pas nécessaire d’effectuer une refonte totale car souvent très coûteuse à mettre en place. 
Il est souvent utile d’effectuer une refonte de l’état descriptif de division afin que la répartition des charges de copropriété soit en adéquation avec les parties privatives. 
En effet, dans de nombreuses copropriétés, il est effectué des changements de destination des logements (grenier transformé en appartement, des parties de couloirs annexés à un appartement etc.…). 
Nous rappelons aux copropriétaires l’obligation d’informer le syndic de toutes les modifications apportées aux logements.

1. Syndic provisoire :

Le promoteur désigne le plus souvent un syndic dit provisoire dont le nom est indiqué dans le règlement de copropriété de l’immeuble.
Ce dernier est chargé de convoquer une première assemblée générale afin de soumettre au vote des copropriétaires les points suivants :

• Nomination d’un syndic professionnel ou bénévole
• Etablissement de budgets de fonctionnement
• Nomination des membres du conseil syndical
• Souscription des contrats de maintenance
• Réalisation des travaux de pose de compteurs divisionnaires et répartiteurs de frais de chauffage.
  Il est à préciser que chaque copropriétaire a la possibilité de demander au syndic provisoire d’inscrire une résolution ou un contrat de syndic à l’ordre du jour.

2. Réception des parties communes 

Une fois le programme immobilier terminé et avant même la livraison des parties privatives, le promoteur procèdera à une livraison des parties communes.
Cette livraison sera effectuée en présence du promoteur, architecte, entreprise, syndic et conseil syndical.
Il sera dressé à l’issu de cette réunion un procès-verbal de réception et une liste de réserves à lever.

3. Réserves de livraisons et garanties
Réserves de livraison :

Comme indiqué précédemment, les réserves de livraison sont listées par les différentes parties au moment de la livraison des parties communes. 
Il sera utile de préciser dans le procès-verbal de réception la date de la levée desdites réserves.

Garantie de parfait achèvement :

Le syndic doit signaler tous les désordres, malfaçons ou non-façons constatés dans l’année suivant la réception des parties communes.
Les désordres constatés dans le cadre de la garantie de parfait achèvement devront être notifiés par courrier recommandé au promoteur, à l’architecte et à l’entreprise concernée par les travaux.

Garantie de bon fonctionnement :

La garantie de bon fonctionnement ou garantie biennale s’applique pour les équipements dissociables dans les deux ans suivant la réception.

• Les équipements relevant de la garantie biennale sont :
• Les éléments de plomberie et installation chauffages apparents : sanitaires, robinetterie, éviers, radiateurs, chauffe-eau, chaudière etc….
• Les appareils électriques : interphones, volets, portails, VMC etc…
• Les portes et fenêtres
  Pour faire valoir cette garantie, il vous faudra notifier au promoteur, à l’architecte et à l’entreprise par courrier recommandé les dysfonctionnements et lui demander d’intervenir dans les meilleurs délais.

Garantie décennale :

La garantie décennale s’applique dans les 10 ans suivant la réception des travaux et oblige l’entreprise à réparer les dommages. 
La garantie décennale s’applique quand les dommages :

• Compromettent la solidité de l’ouvrage,
• Ou rendent la construction impropre à sa destination (infiltrations d’eau, fissures importantes etc…).
  Pour faire jouer la garantie décennale, il faudra adresser une lettre recommandée avec accusé de réception auprès de l’assurance dommages ouvrage.
  L’assureur dispose d’un délai maximal de 60 jours, à partir de la réception de la déclaration de sinistre, pour instruire la demande.
  Dans l’hypothèse ou l’assureur accepte la prise en charge du sinistre, il doit présenter au demandeur une offre d’indemnité dans un délai maximal de 90 jours à partir de la réception de la déclaration du sinistre.

4 – Procédure judiciaire

L’assurance et/ou les entreprises refusent d’intervenir malgré les déclarations et/ou courrier recommandé notifié dans les délais. 
Les différents recours dits amiables ont été épuisés, il est donc possible de procéder à un recours dit contentieux devant les tribunaux compétents. 
Avant de se lancer dans une procédure judiciaire longue et couteuse (4 ans), il est nécessaire en copropriété d’agir méthodiquement : 
Recenser tous les désordres, il est vivement conseillé d’effectuer un audit complet avec le concours d’un architecte et/ou d’un maître d’œuvre.
Faire chiffrer les différents désordres.
Demander l’accord de l’assemblée générale d’ester en justice à l’encontre de tous les intervenants concernés par les désordres et de leurs assurances respectives. 
Solliciter un avocat spécialisé en droit immobilier et des assurances afin de défendre les intérêts du syndicat des copropriétaires.

N’hésitez pas à nous confier la gestion de votre résidence neuve et ainsi assurer la bonne gestion de votre patrimoine et / ou investissement

1- Examiner les contrats d’entretien

Une renégociation des contrats d’entretien et / ou maintenance de la résidence peut s’avérer nécessaire.
Il n’est pas forcément utile de résilier tous les contrats des prestataires intervenant sur votre copropriété. Il suffit parfois de prendre attache auprès de ces derniers afin de renégocier les prestations et ou la tarification.
Dans le cadre d’une mise en concurrence des contrats et afin de pouvoir comparer les propositions, il sera nécessaire de mettre en place un cahier des charges en collaboration avec les membres du conseil syndical.

2- Renégocier le contrat d’assurance immeuble

Les primes d’assurance augmentent régulièrement d’année en année, en fonction de la sinistralité de la copropriété.
Pour cela, ASL immobilier procèdera à une analyse des besoins et des spécificités de votre copropriété afin de vous proposer un contrat sur mesure.
De plus, il est important de réaliser les travaux d’entretien nécessaires à la pérennisation de votre patrimoine et de sensibiliser les résidents sur la nécessité de conserver leurs équipements privatifs en parfait état d’entretien.
Toutes ces dispositions permettront à la copropriété d’obtenir une prime d’assurance aux meilleurs prix.

3- Procéder à une révision des contrats de fourniture d’énergie

La fin des tarifs réglementés pour les copropriétés et l’évolution assez importantes des prix ces dernières années, oblige les syndics à remettre en concurrence les contrats de fourniture de gaz et d’électricité ceux-ci toujours dans l’idée de réduire et contrôler les charges de la copropriété.
Comme dans toutes renégociations de contrat, cette dernière doit se faire en collaboration avec les membres du conseil syndical, même si les délais de réponse doivent se faire dans un délai très court.

4- Individualiser les consommations d’eau et des frais de chauffage

Individualiser les consommations d’eau et de chauffage sur une copropriété permet de responsabiliser les copropriétaires et surtout de pouvoir mieux contrôler les éventuelles anomalies ou fuite.
Cette individualisation permet aussi de payer des charges uniquement sur la consommation réelle du logement et non en fonction de la surface de ce dernier.
Pour le comptage de l’eau, différents dispositifs sont mis à disposition des copropriétés. Il faudra nécessairement étudier la solution la plus adaptée afin que l’installation desdits compteurs ne soit plus une contrainte mais un avantage pour les copropriétaires.
Concernant les individualisations des frais de chauffage, la loi Elan et l’article L. 241-9 du code de l’énergie précise que « tout immeuble collectif pourvu d’un chauffage commun doit comporter, quand la technique le permet, une installation permettant de déterminer la quantité de chaleur et d’eau chaude fournie à chaque local occupé à titre privatif ». 
Chaque copropriété est différente et il est nécessaire de vérifier que la mise en place de ces dispositifs est possible.

5- Elaborer un plan pluriannuel des travaux envisagés ou nécessaires pour la pérennisation de la copropriété. 

Une réduction et/ou un contrôle des charges de copropriété ne peuvent être envisagé sans réaliser régulièrement des travaux dit d’entretien.
Un entretien des équipements communs assurera une pérennité et valorisera votre copropriété. 
Il est nécessaire également, d’effectuer un plan pluriannuel des travaux à entreprendre sur la copropriété. Cette démarche permettra de lisser les dépenses dans le temps et surtout de sensibiliser les copropriétaires sur la nécessité de réaliser ces travaux.
En effet, la précipitation et la réalisation de travaux en urgence, ne permettent pas forcément à la copropriété d’effectuer les mises en concurrence et consultations nécessaires. Cela est également sources de frais supplémentaires pour la résidence (tenue d’une assemblée générale spéciale, risque d’impayés etc…).

6- Gestion des impayés de la copropriété

Un autre point qui aggrave lourdement les charges d’une résidence sont les impayés. Les procédures pour recouvrement de charges sont souvent très coûteuses car elles nécessitent pour certaines d’entamer des procédures par le biais d’un avocat.
Pour cela, le syndic se doit conformément à son contrat d’être très vigilant et de mettre en place les relances dès le premier appel de fond impayé. Cela permet d’entamer un dialogue et de trouver une solution adaptée à chaque dossier.

Date de l’assemblée générale
Dans un premier temps, vous devrez vous rapprocher de votre syndic ou du conseil syndical afin de connaître la date de votre prochaine assemblée générale.
Cette information est très importante car vous devrez notifier au syndic par courrier recommandé avec accusé de réception, avant l’envoi des convocations d’assemblée générale, votre intention de mettre à l’ordre du jour une résolution concernant le changement de syndic.

Regrouper les informations concernant votre copropriété 

• Les syndics que vous solliciterez auront besoin des informations suivantes :
• le nombre de lots principaux (c’est-à-dire le nombre d’appartements, locaux professionnels ou locaux commerciaux sans les caves et les parkings)
• La date de clôture comptable
• Le montant du budget annuel (figurant dans le procès-verbal)
• Le montant des impayés à la dernière clôture comptable (visible dans les annexes comptables de la convocation)
• Le nombre de sinistre par année en moyenne. Ce chiffre n’apparaît pas dans les documents en votre possession mais en vous concertant avec d’autres copropriétaires vous devriez pouvoir le déterminer.
• Le nombre de procédures en cours (hors impayés de charges).
• Les équipements communs de votre immeuble : ascenseur, chaufferie collective, porte de parking… Si vous avez un doute, le syndic sollicité pourra les déterminer après avoir analysé l’état des dépenses joint à la dernière convocation.
• La présence d’un gardien/employé d’immeuble ou d’une société de ménage.
• Les horaires habituels de votre assemblée générale.

Définir les attentes de votre copropriété

Vous devrez définir ensuite définir avec le Conseil Syndical les besoins et les attentes de votre copropriété :
Souhaitez-vous un syndic indépendant ou issu d’un grand groupe ?
Qu’attendez-vous de votre futur syndic ?
Combien de visites de votre immeuble et de réunions avec le Conseil Syndical souhaitez-vous ?

Solliciter différents syndics 

Il est important de solliciter au minimum 2 syndics. Bien entendu le bouche-à-oreille est une bonne source de renseignement, n’hésitez pas à solliciter vos amis, voisins et collègues.
Vous pourrez également en apprendre beaucoup sur les syndics de votre secteur grâce à leur site internet ou même à leur page Facebook.
Les syndics sollicités vous demanderont un rendez-vous sur votre immeuble car il est important pour eux de connaître la copropriété pour laquelle ils vont faire une proposition de contrat.
Il vous demanderont certainement de leur faire parvenir par email les documents que vous aurez préalablement réunis afin de préparer ce rendez-vous.
Profitez des rendez-vous pour poser toutes vos questions, il est important que le futur gestionnaire soit présent au rendez-vous car il sera votre interlocuteur privilégié.

Choisir son futur syndic

Le contact que vous aurez eu avec les syndics sollicités est très important et sera déjà un bon indicateur, mais il faut également comparer les contrats. Aujourd’hui, la comparaison est facilitée par le contrat type obligatoire. Si le contrat qui vous est remis ne respecte pas ce modèle de contrat imposé par la loi, cela n’est pas de bonne augure et mieux vaut se tourner vers un autre syndic.
Nous vous conseillons de comparer plus précisément les points suivants :
– Heures ouvrables et heures d’accueil téléphonique (point 7)
– Précisions concernant la tenue de l’assemblée générale annuelle (point 7.1.2)
– Prestations optionnelles qui peuvent être incluses dans le forfait sur décision des parties (point 7.1.3)
– Honoraires de base (point 7.1.5)
– Modalités de rémunération des prestations particulières (point 7.2.1)
– Prestations de gestion administrative et matérielle relatives aux sinistres (point 7.2.4)
– Frais et honoraires imputables aux seuls copropriétaires (point 9)
Un syndic peut sembler moins cher sur les honoraires de base mais facturer fortement ses heures pour les prestations particulières. Si vous êtes adhérents à l’ARC (Association des Responsables de Copropriétés), vous disposez d’outils permettant de préparer la prospection et de comparer les tarifs proposés avec ceux recommandés par l’association.
Il faut également s’assurer que votre syndic détient bien une carte professionnelle en cours de validité. Les cartes délivrées depuis le 1er juillet 2015 sont recensées sur le site de la chambre de commerce. Pour les cartes délivrées avant cette date, vous pouvez contacter la préfecture. Sans carte professionnelle valable, le syndic perd le droit d’exercer et ses actions ne sont plus couvertes par la caisse de garantie. Ce point est donc très important.

• Prenez contact avec nous à l’aide du formulaire ci-dessous.
• Rencontre et proposition de contrat.
  Nous nous rencontrons sur votre immeuble afin de comprendre vos besoins ainsi que vos attentes. La visite de votre copropriété nous est indispensable pour établir notre proposition de contrat.
• ASL IMMOBILIER est à l’ordre du jour de l’assemblée générale
• Il suffit d’envoyer un courrier recommandé accompagné de notre proposition de contrat à votre syndic actuel. Nous vous fournirons le modèle de courrier.
• Les copropriétaires votent pour ASL IMMOBILIER lors de l’assemblée générale.
• Nous reprenons la gestion de votre